İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı brüt satış hasılatı
5 milyon TL ve üzerinde olan mükelleflere 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmişti. Bu defa, internet üzerinden mal ve hizmet
satışı yapan ve 2015 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatları 5 Milyon TL ve üzerinde olan
mükelleflere e-Arşiv Uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.
Söz konusu
mükellefler, ilgili hesap dönemine ilişkin gelir veya kurumlar
vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başına
kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Arşiv
Uygulamasına geçmek zorundadırlar. İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda
münhasıran bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk
kapsamı dışındadır.
2016 yılında internet satışı bulunan
ve 2016 yılı brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler en
geç 01/01/2018 tarihinde E-Arşiv uygulamasına geçiş yapıp, vergi mükellefi
olmayanlara yönelik yapılan internet satışlarına ait faturaları elektronik ortamda alıcısına iletmek ve söz
konusu faturalarda gösterilmesi istenen
bilgilere yer vermek zorundadırlar.
e-Arşiv Fatura;
Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz
edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliğinde
yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci
nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan
uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı VUK Genel
Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv
uygulamasında, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler için oluşturulan
faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak değerlendirilir.
e-Fatura
ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark; e-Fatura, sadece e-Fatura
kullanıcısı olan vergi mükelleflerine gönderilen faturayı, e-Arşiv ise e-Fatura
kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan
tüketicilere gönderilen faturayı ifade eder. Yine e-Arşiv Fatura uygulamasında,
e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan faturalar GİB üzerinden
alıcısına ulaştırılmamaktadır. E-Arşiv faturası
düz kağıda basılarak verilebileceği gibi mükellefin talebi doğrultusunda
elektronik ortamda e-mail ile de gönderilebilir ve sorgulanabilir.
Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru
Uygulamadan yararlanmak için
mükelleflerin 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura
uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını,
kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak
üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi
üzerinde kullanmak isteyen e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan
şartlara uygun olarak başvuru yaparlar. e-Arşiv
Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak
isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak
olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.
Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması
e-Arşiv
Uygulaması kapsamında
düzenlenen belgeler Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya
özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır. Kullanılan
elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde
doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa
sahip bir format olmalıdır.
Belge Düzeni
433 sıra numaralı Tebliğ
kapsamında oluşturulan elektronik belgelerde, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında
ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunur. Tebliğin 3-c bendi kapsamında elektronik
ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında
elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılır. e-Arşiv
izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim
kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim
kodu serbestçe belirlenebilir. Başkanlık
bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği
birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.
Belge
numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter
müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi
içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9
karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından
başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla
kullanılamaz.
Belgelerin Alıcılarına Teslimi
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi
halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen
mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı
matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından
Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz. e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen
faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak
gösterilmesi zorunludur.
e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı olup henüz kayıtlı olmayan
mükelleflere e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında
teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen
fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek
için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.”
ifadesinin yazılması zorunludur. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda
teslimi istenen e-Arşiv Fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik
araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.
Raporlama
e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti
verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere
ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan
veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile
zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv Kılavuzunda açıklanan yöntem veya
yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadırlar. Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması,
mükellefin e-arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan
kaldırmaz.
Sorumluluk ve Cezai
Yaptırımlar
Mükellefler,
almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri
bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumludurlar. Belirlenen
usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler hakkında işledikleri fiile göre
Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar tatbik edilir. Usul ve esaslara aykırı
hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-arşiv izni
Başkanlık tarafından iptal edilebilir. e-Arşiv
hizmeti verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği
mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-arşiv
hizmeti alan mükellefler, 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak
veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge
bastırarak kullanmak zorundadır.
e-Arşiv
Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananlardan izinlerinin iptal
edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten
itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere
başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan
özel entegratörlerden e-arşiv hizmeti alabilirler. e-Arşiv izni
iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı
matbaalara bastırarak genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak
zorundadırlar.
Nezahat ŞAHİN
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
